Responsable del tratamiento
Zooki es un sistema de gestión clínica para veterinarias desarrollado en el marco del programa de Análisis y Desarrollo de Software del SENA, Centro Tecnológico de la Amazonia (ficha 3142784), en Neiva, Huila, Colombia.
Actualmente el sistema se encuentra en desarrollo y no opera comercialmente. El equipo del proyecto actúa como Responsable del Tratamiento de los datos registrados durante esta etapa.
Cuando una clínica veterinaria adopte Zooki, esa clínica pasará a ser la Responsable del Tratamiento de los datos de sus clientes, por ser quien decide qué información recolecta y con qué finalidad. Zooki actuará entonces como Encargado del Tratamiento, procesando esos datos por cuenta de la clínica y conforme a sus instrucciones.
Canal de atención
Las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales se atienden a través del correo electrónico de contacto del proyecto: zooki.vet@gmail.com. El área encargada de su trámite es el equipo de desarrollo de Zooki.
Definiciones
Los siguientes términos se emplean con el significado que les da la Ley 1581 de 2012:
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. En Zooki son, principalmente, los propietarios de mascotas y el personal de la clínica.
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del Tratamiento
- Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
- Encargado del Tratamiento
- Quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular para que sus datos sean tratados.
Datos que recolectamos
Datos de identificación y contacto
- Tipo y número de documento de identidad.
- Nombre completo.
- Correo electrónico y número de teléfono.
- Credenciales de acceso, almacenadas siempre de forma cifrada.
- Identificador de cuenta de Google, únicamente si el usuario elige ese método de acceso.
Datos de la operación clínica
El sistema registra información de las mascotas (especie, raza, sexo, peso, fecha de nacimiento, fotografía) y su historial médico: consultas, diagnósticos, tratamientos, vacunas, desparasitaciones y archivos clínicos adjuntos.
Los datos clínicos de una mascota no son datos personales de su propietario, porque no describen a una persona natural. Sin embargo, están vinculados a él dentro del sistema, por lo que reciben el mismo nivel de protección y control de acceso.
Datos de auditoría
Por razones de seguridad y trazabilidad, el sistema registra los inicios de sesión y las operaciones de creación, modificación y eliminación, junto con el usuario que las ejecutó, la fecha y el estado anterior del dato modificado.
Datos sensibles
Zooki no recolecta datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012: no solicita información sobre salud humana, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos ni vida sexual.
Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados se tratan exclusivamente para:
- Crear y administrar la cuenta de usuario, y autenticar su acceso al sistema.
- Identificar al propietario de cada mascota y vincularlo con su historial clínico.
- Gestionar la agenda de citas, incluyendo su confirmación, reprogramación y cancelación.
- Enviar recordatorios de vacunación, desparasitación y citas programadas.
- Generar los documentos clínicos que el propietario o la clínica soliciten, como la cartilla de salud en PDF.
- Mantener el registro de auditoría exigido por razones de seguridad y trazabilidad.
- Atender las peticiones, consultas y reclamos que presente el titular.
Los datos no se venden, ceden ni comparten con terceros para fines publicitarios ni comerciales.
Autorización del titular
De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. En Zooki esa autorización se obtiene mediante una casilla de aceptación explícita en el formulario de registro, que remite a esta política y que no viene marcada por defecto.
El titular puede revocar su autorización en cualquier momento, siguiendo el procedimiento descrito más adelante.
Derechos del titular
El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 reconoce a todo titular los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos.
- Acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.
La supresión de datos no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos. En particular, la historia clínica veterinaria debe conservarse conforme a las obligaciones del ejercicio profesional previstas en la Ley 576 de 2000. En esos casos se informará al titular el motivo de la conservación.
Consultas y reclamos
El titular, sus causahabientes o su representante pueden dirigir sus solicitudes al canal de atención indicado en la primera sección, identificándose y describiendo con claridad lo que solicitan.
Consultas
Se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no fuera posible atenderlas en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
Cuando el titular considere que la información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo, que se atenderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes.
Si el reclamo llega incompleto, se solicitará al interesado que lo subsane dentro de los cinco (5) días siguientes. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido.
El titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio únicamente una vez agotado este trámite ante el Responsable.
Medidas de seguridad
Zooki aplica medidas técnicas y administrativas orientadas a garantizar la seguridad de la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado:
- Las contraseñas se almacenan cifradas mediante hashing bcrypt con salt, y no son legibles por ningún usuario del sistema.
- El acceso está segmentado por roles: cada perfil alcanza únicamente la información que le corresponde.
- Los archivos clínicos exigen sesión activa y autorización sobre el paciente; no son accesibles mediante enlace directo.
- Las operaciones de escritura se validan con tokens contra falsificación de peticiones, y los intentos de acceso están limitados en frecuencia.
- Toda operación queda registrada en un log de auditoría con su autor y el estado anterior del dato.
- La comunicación con el sistema debe realizarse sobre canales cifrados (HTTPS).
Encargados y terceros
Para operar, Zooki se apoya en servicios de terceros que pueden tratar datos por cuenta del Responsable:
- Google Identity Services, únicamente cuando el usuario elige iniciar sesión con su cuenta de Google.
- Servicio de correo electrónico, para el envío de recordatorios, confirmaciones de cita y recuperación de contraseña.
- Proveedor de alojamiento, donde reside la base de datos del sistema.
Estos servicios acceden a la información mínima necesaria para prestar su función y no están autorizados a usarla con finalidades propias.
Datos de menores de edad
Zooki no está dirigido a menores de edad y no solicita deliberadamente sus datos. El registro de cuentas está previsto para personas mayores de edad. Si se detecta que se ha registrado un menor sin la autorización de su representante legal, sus datos serán suprimidos.
Vigencia
Esta política rige desde el 31 de agosto de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras la cuenta permanezca activa y durante el tiempo adicional que exijan las obligaciones legales aplicables, en particular las relativas a la conservación de la historia clínica veterinaria.
Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares a través de los canales de contacto registrados, antes de su entrada en vigencia.
Este documento se encuentra pendiente de revisión jurídica y del registro de las bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ello resulte exigible al Responsable.